Notion上手指南

这篇文章会从基础功能到模版推荐、再到应用实例，帮你快速上手和用好 Notion。

将笔记、任务管理及知识库相结合，Notion 打造出了一款「瑞士军刀」般的协作工具： Notion 不仅是一款全平台、设计还不错的文档工具，更是在 2.0 版本加入了对表格、看板和日历等功能的支持，真正成为了一款结合文档、知识库以及任务管理功能的全能协作工具

或许你曾被许多人推荐过 Notion，但却不知道从何下手。又或者你已经上手了 Notion，却碍于想象力不知如何挖掘它的潜力。这篇会从基础功能到应用实例，帮你快速上手 Notion。

基础功能

Notion 的内容单位为「页」(Page)，你可以将 Notion 中的页面理解为传统笔记工具中的一条笔记。不同的是，Notion 中的页面支持无限层级，相当于有了类似于文件夹的功能，我们又能在 Notion 的每个页面中记录笔记。

Notion 页面支持「允许评论」「只读」2 种分享方式，在页面右上角设置页面权限之后，我们就可以复制页面的链接分享给其他人查看了。我们还可以输入其他人的邮箱，邀请其他人加入页面进行编辑。

图 / Notion 官网

Notion 的编辑工具是一款基于「块」(Block) 的编辑器。简单地说，Notion 中的内容全部由「块」组成的，一段文字是一个「块」、一张图片是一个「块」、一张表格也是一个「块」。

Notion 的编辑器支持 Markdown 语法，它会将 Markdown 文本转为富文本，使用了「所见即所得」的编辑方式；这样做的好处不仅让我们能够方便地使用 Notion 的编辑器排版文本，同时又能利用 Markdown 语法的优势，提高输入效率。

另外，Notion 的编辑器还支持「嵌入模块」(Embed Block)，我们可以在页面中嵌入来自其它网站或者服务的内容，比如一条推文、Google Map 的位置地图等，由于 Notion 只是提取了嵌入网页的信息进行显示，只要嵌入网页中的内容发生变化，Notion 页面中的显示内容会同步进行更新，我们甚至可以在 Notion 页面中直接于其它网页中的内容进行交互，比如在 Notion 中直接查看和缩放 Google Map 中的位置和地图信息。

Notion 在 2.0 版本中加入了对于表格、看板和日历功能的支持，接下来向你介绍这几个功能在 Notion 中的实现方式和效果。

看板

Notion 的看板功能和 Trello 较为相似，它也能像 Trello 一样实现拖拽管理卡片、添加组员和日期的功能。但和 Trello 相比，Notion 缺少了订阅、归档等团队协作常用的功能。

除了任务管理，你可以用 Notion 的看板做点別的事，比如用不同的看板表示家中不同的收纳空间来记录物品位置、或者整理阅读清单等等。

图 / Notion 官网

表格

在 Notion 的表格中，每一列的列首决定该列的属性，可选的属性有文字、数字、单选、多选、日期、成员等，你可以利用这些属性中的一个或多个表格内容进行排序和筛选。表格支持简单的数据处理，比如计数、计算时间跨度、加总等。

表格也贯彻了它「无限层级」的设计理念，表格中的每一行都可以展开为一个空白页，以便补充更多细节内容。

日历

你还可以在 Notion 中插入日历，在相应日期上点击即可添加事件，事件可以发生在一天，也可以通过添加终止时间横跨某一个期间段。

可惜的是，Notion 的日历不支持与第三方服务同步，也不能订阅，它的用途更多是作为笔记中的时间索引，帮你更好地将一个时间段内的任务串联起来。

值得一提的是，表格、看板和日历功能在 Notion 不是相互独立的三部分，它们可以相互进行转换，为一个项目提供不同的视角。

图 / Notion 官网

只要点击左上角的「view」，都可以将当前视图转换成另两种视图。举个例子，当你将一个表格转换成看板视图后，表格中的每一行都会转换成看板中的一张卡片，看板视图中的变化与表格是联动的，如果你在看板视图中将一张 Tag 为「iOS」的卡片拖到了「Android」群组，该张卡片的属性会变成「Android」，在日历视图中亦然。

关联阅读：Notion 使用详解：来自未来的笔记协作工具

实用模版

要说谁最了解 Notion，那么答案肯定是它自己。Notion 提供了涵盖了从个人生活到团队协作等各方面的模板，对 Notion 功能也应用得十分深入，方便我们可以直接套用。

 Notion 官方模版库

个人 / 团队主页：Personal/Team Home

如果你想将 Notion 打造为自己的工作区，你肯定希望所有页面都能井井有条地整理好，在你需要时，可以迅速找到特定页面。这时候，一个可以将所有页面分门别类放置好的主页显得尤为重要。

Notion 官方为我们分别准备了 个人主页 和 团队主页 的模板，我们可以参照它来布局自己的 Notion 主页。

个人主页

这个模板的原理并不复杂，仅仅是用标题（Header）和页面（Page）将不同类别的页面归纳好，让你的工作区变得更有条理。主页模板的用法也非常简单，只要按照一定的格式将页面整理好，就能得到一个井井有条的主页。

追踪游戏进度：Video Game Tracker

Video Game Tracker 是一款来自社区的优秀模板，它可以用于追踪游戏的进度。除了游戏外，你也可以用它来追踪正在看的电影、书籍。随着《复仇者联盟 4：终局之战》的上映，不妨用这个模板来追踪自己补电影的进度。

要在画廊中添加内容，只要点击右上角的「新建」（New），随后在弹出的窗口中填写游戏所在的平台、价格等信息即可完成将卡片收入画廊。如果你想用它来追踪阅读进度，也可以通过「添加类目」（Add a Property）来自定义模板。

Video Game Tracker

这个模板用到了 Notion 的「画廊」（Gallery）功能，它可以让我们快速查看多张卡片的概要内容。配合封面图，你可以一目了然地分辨出不同卡片的内容。画廊也支持添加过滤选项，我们可以把所有卡片按照特定的规则筛选出来。你可以在画廊右上角的菜单键中找到「过滤器」（Filter）的选项，并创建自己的过滤规则。

人际关系管理：Intentional Relationship Aid

在当今社会，人与人之间的关系逐渐疏远。我们的微信里添加了许多好友，可真正有交集的却寥寥无几。Intentional Relationship Aid 是用于管理人际关系的一个模板，它可以帮助我们清晰地查看到自己与好友的互动情况。

这个模板用到了 Notion 的表格（Table）及函数功能（Formula），表格可以让我们清晰地看到所有好友的姓名、关系和联系频率等信息。每一行代表一个好友，点击好友名称即可打开一个单独的页面，你可以在这里添加好友的联系方式或是照片。

Intentional Relationship Aid

这个模板还通过函数做出了「近期联系的可能性」及「多久联系一次」的推算，它将根据你为好友设置的联系频率和上次联系时间进行运算。作者将具体函数放在了模板中，你可以查看并根据自己的需求进行修改。

个人财务管理：Personal Finances

Personal Finances 是一款个人财务管理的模板。你不需要拥有相关知识，只需要按照自己的需求对它的内容进行简单修改，就能得到一个自己的财务管理页面。

这个模板分为三个部分：

1. 文字信息：用于放置消费目标、超支金额等文字内容。
2. 消费流水：以日历形式呈现每日的消费流水，可以清晰查看到消费内容与金额。
3. 每月消费：以看板形式呈现每月消费，可以根据分类进行过滤筛选。

你可以随意修改文字信息，用它来做一个简单的消费计划。要添加消费流水，只需要点击日历右上角的「添加」，随后填入金额、日期等信息即可。你还可以选择消费的方式，比如订阅、预付费或是一次性付费。

Personal Finance

Personal Finances 模板用到了日历（Calendar）及看板（Board）功能，让我们可以通过不同的方式查看到自己的消费情况。即使你不需要进行财务管理，也可以学习它的思路，打造一个集合日历与看板的任务管理工具。

目标进程追踪：OKRs

OKR（Objectives and Key Results，即目标与关键成果法）是用于跟踪目标的工作法，许多团队都会用它来明确自己的目标及关键成果。OKRs 就是根据 OKR 工作法所制作的 Notion 模板。

OKRs 通过行内表格的方式来实现目标管理，点击项目名称即可设置目标的参数。设置完成后，你可以在表格中看到当前的数值和完成进度，你也可以随时修改当前数值，进度会自动随之改变。

OKRs

OKRs 比较亮眼的一点是它用到了模板按钮（Template Button），你只需要点击「添加 OKR」即可快速添加一个新的表格，而不用从头创建新的表格。模板按钮可以用于快速创建模板化的内容，十分方便。

看板式任务管理：Tasks and Issues

Tasks and Issues 是 Notion 官方提供的一个看板式任务管理模板，如果你用过 Trello 或 Teambition，相信你对这个模板不会陌生。看板式任务管理可以让我们更加清晰地看到每个任务的执行情况。

这个模板不但支持对任务进行分类管理，还支持多人协作，你可以将任务分配给相应的同事。此外，你也可以通过自带的过滤器来筛选出分配给自己的任务。你也可以将其打造成自己的任务管理系统，时刻追踪任务完成情况。

Tasks & Issues

在看板的时间设置中，你也可以添加提醒，让自己不再错过重要的任务。

会议记录：Meeting Notes

Meeting Notes 是一个会议记录的模板，它将以列表的形式把会议记录整理起来，你可以清晰地看到与具体会议相关的人员、部门。每一个会议都是一个单独的页面，你可以在页面中进行会议记录和归纳。

Meeting Notes

会议记录同样支持过滤，你可以按照部门、时间等条件筛选出符合规则的记录。除了套用这个模板进行会议记录外，我们也可以在这个模板的范例里学习到一些会议记录的方式和技巧。

除了 Notion 官方模版库，也有用户为 Notion 建立了第三方模版库。如果你想找到更多关于 Notion 的实用模版，可以阅读我们之前的介绍文章：

 用好这些实用模板，把 Notion 打造成全能助理

工具实例

如果在了解 Notion 的基础功能以及模版之后，你仍然不知道能用 Notion 做什么事，不妨跟着下面几个实例实现几个实用小工具，学习其他人的 Notion 使用思路和技巧。

打造个性化 Notion 进度条

先来试试用 Notion 实现展示年时间进度条的工具，在这个实例中，我们需要用到计算日期已经过去多久的函数，整个进度条是由十个方块■组成，一个方块■代表 10%，0 – 10% 就占一个方块■，11% – 20% 就占两个方块■■，以此类推。

比如，今年已经过去 180 天，经过计算，我们可以得出今年已经走完了 180 / 365 = 49%，49% 在 41% – 50% 之间，占用五个方块，显示效果为「■■■■■ 49%」。

关联阅读：Notion 还能这么玩：手把手教你打造个性化进度条

学会使用 Notion 分栏

虽然说是介绍 Notion 分栏功能使用场景的实例，但是这里还会介绍更多串联 Database 一些 Notion 用法，能够帮助你真正地在实际使用过程中用好这项功能。

在 Notion 分栏功能的使用实例中，你会了解到这些内容：

• 丰富内容排版，让文章增添一些「生气」：

• 系统性地整合视频的笔记内容以及与多人协作翻译文档：

• 制作专属个性化空间，自己动手创作好看的模版：

总而言之，你只需要将 Notion 想象成积木一样，你可以自由地组合其中的内容，组合它为你提供的各种 Block，这些小工具的实现其实没有你想的那么难。